Estaba en Italia haciendo un trabajo de fotografía y sonó el teléfono. Era un cliente de Francia. Al rato, otro de España.
Querían saber qué faltaba, qué se había enviado y cuándo estaría lo suyo. Y pude contestarles en ese momento, desde el móvil, sin dejar lo que estaba haciendo. Tenía todo el negocio en una herramienta: el ERP de la empresa.
En aquella época tenía una empresa con unas 50 personas en cuatro países. Las herramientas eran imprescindibles para no volverse loco.
Hoy llevo mi negocio solo. Y aun así, ahora mismo estoy montando mi propio ERP con ChatGPT.
Cuando trabajas solo, las herramientas no son para coordinar a un equipo. Son para que no se te escape nada y puedas centrarte en lo que de verdad mueve tu negocio.
¿Por qué necesitas herramientas si tu negocio eres solo tú?
Porque tu cabeza no es un buen sitio para guardar un negocio.
Cuando lo llevas tú solo, lo haces todo: marketing, ventas, seguimiento y organización. Si todo eso vive en tu memoria, algo se cae. Un cliente al que no llamaste. Un contenido que no salió. Una conversación que se enfrió.
Pero hay una trampa: una herramienta no arregla un proceso mal planteado. Primero tienes que saber cómo trabajas. Después eliges qué te ayuda a hacerlo.
¿Qué es un ERP y por qué lo estoy montando con IA?
Un ERP es una herramienta que reúne todos los datos de tu negocio en un mismo sitio.
En mi caso, lo que estoy montando me sirve para ver todo el marketing desde un solo lugar. No solo qué toca publicar hoy, sino qué tengo que preparar hoy para que salga la semana que viene. Si lo de hoy se ha publicado bien. Qué comentarios hay.
También para la parte comercial: en qué punto está cada persona y qué acciones me tocan.
No lo pago porque me lo estoy construyendo. Si no, lo pagaría sin dudar. Y en cuanto lleguen a España agentes de IA como Dots, de OpenAI, o Muse, de Meta, que trabajan por ti dentro de tus herramientas, pagaré uno encantado solo para esto.
En la empresa de fotografía, tener el ERP en el móvil me salvaba en reuniones. Entraba con cinco minutos de margen, revisaba los datos y llevaba cifras concretas sin tener que prepararme durante horas.
¿Para qué sirve un CRM cuando trabajas solo?
Para saber con quién tienes que hablar hoy.
Un CRM (siglas de Customer Relationship Management) es la herramienta donde gestionas a tus posibles clientes y a tus clientes. Dónde está cada uno, qué conversaciones habéis tenido y cuál es el siguiente paso.
Pero antes necesitas tu proceso de ventas. Primero el cliente pasa por aquí, luego hago esto, luego lo otro. Ese proceso cambia con el tiempo y es distinto en cada negocio. Sin él, el CRM es una lista de nombres.
Yo he definido una serie de acciones que tengo que hacer cada día. Empiezo la mañana y la pregunta es sencilla: ¿con quién tengo que hablar hoy? Personas nuevas, seguimientos, hitos y tareas.
A eso le sumo un gestor de tareas. No para hacer más cosas, sino para no perder el día en cosas que no importan.
¿Qué herramientas pago y cuáles uso gratis?
Pago lo que uso a diario.
ChatGPT y Claude, de pago. Google con almacenamiento ampliado, donde además tengo Gemini. Zoom. beehiiv, para tener más capacidad en los blogs y las newsletters. Y ahora mismo Lovable, para hacer algunas páginas web.
En formación no gasto en herramientas. El sistema de formación ya viene incluido en mi negocio, y me lo dan personas con resultados hasta cien veces más grandes que los míos. Lo que sí hago es preguntarme, después de cada formación, cómo voy a aplicarla.
A mis socios les recomiendo un montaje mucho más sencillo: Zoom de pago, porque en este negocio se hacen muchas videollamadas; ChatGPT de pago, unos 23 euros al mes; y el resto, con las versiones gratuitas de Google. Con eso se puede trabajar sin problema.
¿Cómo pruebo una herramienta sin tirar el dinero?
Pruebo, y si no la uso, la suelto sin pena.
He pagado unas cuantas herramientas que acabé dejando. Probé LinkedIn Sales Navigator, pero no tenía una estrategia clara en LinkedIn, así que no tenía sentido. Probé Metricool, pero no publicaba lo suficiente como para sacarle partido.
No lo considero dinero perdido. Es el coste de probar.
Mi forma de hacerlo es esta: aprovecha la prueba gratuita, que suele ser de 7, 14 o 30 días, y cuando acabe, paga un mes. Con eso tienes tiempo de sobra para saber si la vas a usar.
Aunque el plan anual salga más barato, no lo pagues hasta tener claro que la usas. A veces descubres que la función que te interesaba no te sirve.
Y un filtro más: ahora solo miro herramientas que se puedan conectar directamente con la IA. Así la propia IA hace buena parte de la configuración por mí.
¿Cómo uso la IA en mi día a día?
Para casi todo lo que no tiene que ver con hablar con personas.
Dicto los posts y los desarrollo con IA. Le pido que organice ideas, tareas y documentos. Claude y ChatGPT trabajan directamente con mi Drive y con Notion. Esas herramientas ya son casi más suyas que mías: yo me quedo con el email y con las conversaciones.
Un ejemplo: estoy ayudando a una compañera a lanzar su negocio de distribución de productos españoles en México. Con IA hemos creado la web, el catálogo, las fotografías de producto con distintos bodegones y formatos, la idea de marca y un análisis del mercado para ver quiénes son sus clientes potenciales y por dónde empezar.
Eso, hace unos años, habría sido un equipo de varias personas durante semanas.
¿Qué cambia frente a llevar un equipo grande?
Casi todas las herramientas de coordinación desaparecen.
En la empresa de fotografía teníamos centralita, Slack y documentos compartidos con el equipo y con los clientes. Hoy no uso ninguna herramienta interna de comunicación. Me basta con el teléfono, el email y WhatsApp.
El único documento que comparto es una hoja de seguimiento con mis socios, en Google Drive. Cada uno tiene sus propios documentos.
Y hay un cambio de fondo. En este tipo de negocio se fomenta la independencia y la responsabilidad, que van de la mano. Si alguien tiene un problema, le puedo enseñar a gestionarlo. Pero lo gestiona él.
¿Con qué herramientas empezaría hoy si arrancara solo?
Con cuatro. Y el resto, cuando de verdad las necesite.
Una suscripción de pago a ChatGPT o a Claude, o a las dos. Es la que más tiempo te devuelve.
Zoom de pago, si haces videollamadas. Ronda los 18 a 20 euros al mes en plan anual. Te da reuniones sin límite de tiempo y funciones de transcripción con IA que lo dejan todo ordenado.
Google Drive, de pago o gratuito, para tener todos tus documentos en la nube.
Una VPN, si trabajas desde muchos sitios. Si te mueves como yo, vas a conectarte a redes públicas en hoteles, cafeterías y barcos. La VPN te permite hacerlo sin riesgo.
Y un consejo que me ha salvado más de una vez: ten copias de seguridad automáticas. Yo lo tengo todo en el ecosistema de Apple con iCloud. Si se me cae el móvil, me compro otro y en diez minutos tengo todo restaurado.
El CRM, el ERP y agentes como Dots o Muse llegan después, cuando tengas un proceso que ordenar.
En resumen
¿Necesitas herramientas si trabajas solo? Sí, para que el negocio no viva solo en tu cabeza. Pero primero define tu proceso.
¿Qué es un ERP? Una herramienta que reúne todos los datos de tu negocio en un solo sitio. Yo me estoy montando el mío con ChatGPT.
¿Para qué sirve un CRM? Para saber dónde está cada cliente y con quién tienes que hablar hoy.
¿Qué conviene pagar? Lo que usas a diario: IA, videollamadas y almacenamiento.
¿Cómo pruebo sin tirar dinero? Prueba gratuita, un mes de pago y plan anual solo cuando lo tengas claro.
¿Con qué empezaría hoy? IA de pago, Zoom si haces videollamadas, Google Drive y una VPN si te mueves.
¿Qué herramienta estás pagando ahora mismo que en realidad no usas?
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